ASSOCIATION POUR LA PROMOTION DE L’EDUCATION
« APRE »
PREAMBULE
Le présent règlement intérieur précise et complète le statut de l’Association pour la Promotion de l’Education (APRE).
Il concerne en particulier le fonctionnement des instances, les catégories de membres, les attributions des membres du CA, la gestion, la discipline et les sanctions.
TITRE I : DISPOSITIONS GENERALES
Article 1er : Définitions
Dans le présent règlement intérieur, on entend par :
- AG : Assemblée générale
- CA : Conseil d’administration
- Congrès : Assemblée Générale qui se tient tous les quatre ans, marquant la fin du mandat des membres du CA.
- DE : Direction exécutive
TITRE II : CONDITION D’ADHESION –PARTENARIAT – PERTE DE LA QUALITE DE MEMBRE – CONDITIONS DE RETRAIT – CONDITIONS DE RESILIATION DE PARTENARIAT
Article 2 : Conditions d’adhésion
L’adhésion à l’Association pour la Promotion de l’Education (APRE) est libre et volontaire pour toutes les personnes ressources qui manifesterait le désir. Pour ce faire, la personne soumet au conseil d’administration un dossier de candidature comprenant :
- Une demande d’adhésion adressée au président du CA ;
- Un CV actualisé ;
- Deux photos d’identités ;
- Les frais d’adhésion.
La demande d’adhésion n’est entérinée qu’après examen par les membres du CA dans un délai ne dépassant pas trente jours calendaires.
Article 3 : Conditions de Partenariat
La signature d’un accord de partenariat avec l’Association pour la Promotion de l’Education est actée par la signature d’une convention, qui fixe les modalités et conditions du partenariat, après que le CA ait examiné et approuvé la demande. Elle se fait sur la base des domaines d’intervention et/ou des intérêts communs aux deux organisations. Le partenariat est libre et volontaire. L’organisation souhaitant le partenariat soumet au conseil d’administration de l’APRE un dossier comprenant :
- Une demande de partenariat adressée au Président du CA ;
- Un document de présentation de l’organisation ;
- Une copie du plan d’action de l’organisation ;
- Une copie de l’agrément de ladite organisation.
En soumettant une demande de partenariat avec une organisation tierce, l’APRE se conforme aux conditions et modalités définies par celle-ci.
Article 4 : Perte de la qualité de membre
La qualité de membre se perd par :
- Démission, pour les membres, sous réserve d’être à jour de leurs cotisations échues et de celles de l’année en cours ;
- Suspension avec perte de droit pour faute commise ne nécessitant pas l’expulsion de la personne concernée ;
- Radiation prononcée par le conseil d’administration pour infraction au statut, soit pour non-paiement des cotisations ou pour tout autre motif grave. Avant toute radiation, le membre mis en cause est invitée à s’expliquer préalablement devant le conseil d’administration ou à faire une note explicative.
Article 5 : Condition de retrait
Tout membre désirant se retirer de l’APRE peut le faire librement en adressant une lettre au président du conseil d’administration. Toutefois, le retrait d’un membre n’entraine pas le remboursement des cotisations déjà versées à l’association.
Article 6 : Conditions de résiliation du partenariat
La convention de partenariat prend fin selon les modalités fixées dans l’accord signé entre l’APRE et ladite organisation.
TITRE III : DROIT-DEVOIRS
Article 7 : Droits des membres
Les membres de l’APRE disposent des droits suivants :
- Bénéficier des services offerts par l’ONG à égalité avec les autres membres ;
- Avoir accès à toutes les informations relatives à la vie de l’organisation ;
- Elire ou se faire élire dans les organes et instances de l’ONG ;
- Assister à toutes les réunions et sessions de l’organisation ;
- Bénéficier des avantages liés à son implication dans la réalisation des activités de l’organisation.
Article 8 : Devoirs des membres
La qualité de membre exige de la part de celui-ci :
- D’être disponible et contribuer activement à l’atteinte des objectifs de l’ONG ;
- De respecter scrupuleusement les dispositions du règlement intérieur de l’APRE;
- De payer régulièrement ses cotisations dont le montant est fixé par l’assemblée générale ;
- De communiquer régulièrement les informations sur les activités qu’il mène au compte l’APRE ;
- De défendre les intérêts de l’APRE et véhiculer ses valeurs en tout lieu et en toute circonstance.
TITRE IV : INSTANCES DE L’APRE
Article 9 : Assemblée générale ordinaire
L’assemblée générale comprend tous les membres de l’APRE. Chaque membre de l’assemblée générale dispose d’une voix pendant les délibérations. L’AG se réunit tous les ans pour examiner le parcours de l’organisation.
9.1. Convocation – date - lieu
Conformément à l’article 17.1 des statuts de l’APRE, l’assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an sur convocation du conseil d’administration sous sa propre initiative ou à la demande des 2/3 des membres actifs.
Les réunions des assemblées générales se font au siège de l’APRE ou à tout autre endroit approuvé par le Conseil d’administration. Seuls les membres à jour de leur cotisation à la date de la convocation de l’AG, sont autorisés à participer/voter à l’assemblée.
Le secrétaire général du conseil d’administration est chargé de l’organisation des sessions de l’assemblée Générale.
A cet effet, il :
- Adresse des convocations écrites / courriers électroniques à tous les membres au moins trente jours à l’avance ;
- Prépare les documents de l’assemblée générale, y compris les rapports d’activités ;
- Informe les partenaires et associés (Etat, institutions, ONG…) de l’ordre du jour et du lieu de la session.
9.2. Délibération
L’assemblée générale prend ses décisions à la majorité simple des votants présents ou représentés. Elle est en particulier amenée à statuer sur les sujets suivants :
- Adoption des rapports moraux et financiers et donner le quitus au conseil d’administration (CA) ;
- Adoption des orientations d’activités proposées par le conseil d’administration ;
- Fixation du montant des cotisations.
Tous les quatre ans, une assemblée générale se tient pour procéder au renouvellement des instances dirigeantes de l’APRE. Ainsi, cette assemblée générale particulière prend le nom de ‘’CONGRES’’.
Les motions d’ordre sont autorisées et contrôlées par le président de séance. Les procès-verbaux des assemblées Générales sont consignés dans un document spécifique et signés par le président du CA ou, à défaut, par le/la vice-président (e).
9.3. Ordre du jour
L’Assemblée Générale ne peut statuer que sur les points inscrits à l’ordre du jour, sauf urgence reconnue.
Avant l’ouverture de la session, le secrétaire général dresse un rapport de mandat devant ressortir le nombre des membres présents et absents, mais aussi le nombre de participants en règle vis-à-vis de l’organisation. Il définit les points inscrits à l’ordre du jour et statue sur la possibilité ou non de la tenue de la session.
L’ordre du jour minimum d’une session de l’assemblée Générale ordinaire de l’APRE se présente comme suit :
- Présentation du rapport de mandat ;
- Discussion et adoption de l’ordre du jour ;
- Présentation des rapports d’activités ;
- Lecture des correspondances reçues ;
- Discussion sur les propositions de modification des textes fondamentaux (statuts, règlement intérieur) ;
- Discussion sur les questions d’actualité.
Les personnes physiques ou morales pouvant apporté leur contribution à la bonne tenue des sessions ordinaires de l’assemblée générale peuvent y prendre part.
Les décisions sur la dissolution de l’APRE ou de certaines questions stratégiques le concernant ne peuvent être discutées sans les membres fondateurs. Leur accord express est nécessaire pour prononcer la dissolution de l’organisation.
9.4. Quorum
Le quorum nécessaire aux délibérations de l’assemblée générale ordinaire est fixé aux deux tiers (2/3) des membres ayant le droit de vote à l’assemblée générale. Lorsque le quorum n’est pas atteint, une nouvelle assemblée est convoquée au moins trois semaine plus tard et elle peut valablement délibérer sans quorum particulier.
Article 10 : Assemblée générale extraordinaire
L’assemblée générale extraordinaire est convoquée par le président du conseil d’administration ou sur demande de la moitié, au moins, des membres de l’assemblée générale. Les sessions extraordinaires se limitent aux points pour lesquels elles sont convoquées. L’introduction de nouveaux points est soumise à l’assistance lors de la discussion de l’ordre du jour.
Le quorum nécessaire aux délibérations de l’assemblée générale extraordinaire est fixé aux deux tiers (3/4) des membres ayant le droit de vote à l’assemblée générale. Si ce quorum n’est pas atteint, une nouvelle assemblée est convoquée au moins trois semaine plus tard et les décisions sont alors prises sans quorum particulier.
L’assemblée générale extraordinaire prend ses décisions à la majorité des 2/3 des votants présents ou représentés.
Article 11 : Attributions des membres du Conseil d’Administration
C’est le responsable moral de l’APRE. A ce titre, il contrôle et oriente stratégiquement les actions de l’ONG.
Il préside les réunions du conseil d’administration et assure la mise en œuvre des décisions prises à l’assemblées Générale par la DE. Il est également le garant de la gestion du patrimoine de l’organisation, mais aussi de la réalisation de l’orientation stratégique de l’APRE. Il travail en étroite collaboration avec le Directeur exécutif ainsi que les membres du CA et de la DE.
Il assiste le Président sur toutes les questions et notamment la mise en œuvre de l’orientation stratégique de l’APRE, etc. Il assure également l’intérim du président en cas d’empêchement.
C’est le responsable de la gestion de la trésorerie de l’association. Il encaisse les fonds et règles les dépenses relevant du conseil d’administration sur instruction du président. Il gère les cotisations, les dons, les prix de cartes des membres sous l’égide du Président. Il rend compte après toute activité menée sur le terrain, ou en cas de nécessité.
Le secrétaire général est le responsable de la gestion globale de l’organisation. Il coordonne toutes les activités des autres secrétaires. Il travaille en étroite collaboration avec le personnel de la Direction Exécutive.
- Le Chargé de Communication et valorisation des actions
Le chargé de Communication et valorisation des actions est responsable de la visibilité de l’APRE. A ce titre, il est chargé d’identifier les outils de communication nécessaires (un plan de communication) pour une bonne communication de l’APRE non seulement au plan interne mais aussi externe. Il est chargé de promouvoir les relations de l’APRE avec les médiats, les partenaires, etc.
- Le Chargé(e) des Etudes, Recherche et Documentation
Le chargé des études, recherches et documentation est responsable de toutes les actions en lien avec les études, la recherche et la documentation de l’association.
- Le Chargé du Partenariat et des relations extérieurs
Le chargé du partenariat et des relations extérieures est responsable de la mise en œuvre des stratégies de partenariats et des relations extérieures de l’APRE.
A ce titre, il est chargé de la recherche des partenaires stratégiques, techniques et financiers en vue d’appuyer la mise en œuvre des activités entreprises par l’ONG. Il identifie les différentes organisations et négocie le type de collaboration et d’action à entreprendre conjointement avec l’APRE.
Article 12 : Direction Exécutive
La Direction Exécutive regroupe l’ensemble du personnel d’appui à la conception et à la mise en œuvre des activités de l’ONG. Les membres du DE sont des salariés recrutés en fonction du besoin exprimé par le conseil d’administration. Ils sont directement placés sous la responsabilité du CA qui oriente et supervise leurs actions. Ils participent aux réunions du conseil d’administration et aux sessions de l’assemblée générale en vue d’apporter des éclaircissements sur des aspects relevant de leurs compétences spécifiques.
Quant aux attributions du personnel, le manuel de procédures administratives, financières et comptable définit toutes les attributions.
Article 13 : Les Commissaires aux comptes
L’APRE dispose de deux commissaires aux comptes désignés par l’assemblée générale dont le rôle est d’assurer le contrôle financier et institutionnel de l’ONG. Ceux-ci sont chargés de veiller à la régularité des comptes conformément aux dispositions statuaires et dans le respect des recommandations formulées au cours de l’assemblée générale. Ils sont également chargés de porter une appréciation sur la dynamique organisationnelle concernant la performance des organes.
Enfin les commissaires aux comptes produisent des rapports qu’ils opposent aux rapports de mandat présentés par le CA lors du congrès de l’ONG.
Peut être éligible comme commissaires aux comptes toute personne disponible et ayant des compétences en matière de contrôle des comptes et en évaluation.
Les commissaires aux comptes peuvent assister aux réunions du conseil d’administration, en qualité d’observateurs. Ils peuvent également inscrire un point à l’ordre du jour des assemblées générales.
Les commissaires aux comptes peuvent faire appel à des personnes de ressources aux besoins pour accomplir certaines tâches techniques dépassants leurs compétences.
La fonction de commissaires aux comptes peut cesser soit par démission, soit par exclusion prononcées par l’assemblée générale, soit par l’arriver à terme de son mandat qui est de 2 ans renouvelables.
En cas de vacance de l’un des commissaires, l’organisation procédera à son remplacement au cours de la prochaine Assemblée Générale.
En cas de vacance des deux commissaires aux comptes, une Assemblée Générale extraordinaire est convoquée pour procéder à leur remplacement.
TITRE V : RESSOURCES
Article 14 : Type et origine des ressources
Les ressources de l’APRE proviennent essentiellement :
- Des cotisations de ses membres ;
- De subventions et contributions diverses ;
- De services et produits fournis par l’ONG ;
- De dons et legs mais aussi de tout mode de financement autorisé par les lois et les textes en vigueur.
Article 15 : Acquittement des cotisations
Les membres de l’association s’acquittent d’une cotisation annuelle dont le montant est fixé par l’Assemblée Générale.
Article 16 : Gestion Financière
Conformément au manuel de procédures administratives, financières et comptable, la gestion des ressources financières de l’APRE relève de la responsabilité du Responsable Administratif et Financier sous la supervision du Directeur Exécutif. Elle porte notamment sur les dépenses de fonctionnement et les financements des projets et programmes.
L’exercice budgétaire commence le 1er Janvier et se termine le 31 Décembre de chaque année. Pendant cette période, une comptabilité rigoureuse est tenue conformément aux règles en la matière. Les décaissements des fonds de l’APRE sont effectués suivant le principe de la double signature, celle du Directeur Exécutif et du Responsable Administratif et Financier.
Toutefois, le Conseil d’Administration disposera d’une petite caisse tenue par l’assistant comptable pour faire face aux dépenses éventuelles.
Article 17 : Contrôle Financier
Le contrôle financier est assuré de la manière suivante :
- Le Trésorier Général est tenu de faire un compte rendu à chaque réunion du conseil d’administration ;
- Chaque trimestre, les commissaires aux comptes vérifient la gestion financière et dressent un rapport qu’ils publieront à l’assemblée générale ;
- Le conseil d’administration présentera pour sa part un rapport financier à chaque session de l’assemblée Générale.
Article 18 : Commission de contrôle
Issus des organisations spécialisées dans l’audite financière, deux commissaires aux comptes sont choisies pour assurer le contrôle financier. Ceux –ci sont chargés de veiller à la régularité des comptes conformément aux dispositions statutaires et dans le respect des recommandations. Ils sont également chargés de porter une appréciation sur la dynamique organisationnelle concernant la performance des organes notamment. En fin, la commission aura à produire au besoin des rapports de constats par rapport à la gestion financière.
Article 19 : Quitus
A la fin de chaque exercice, le président, le secrétaire général et le trésorier Général doivent recevoir le quitus de l’assemblée général pour la gestion écoulée. Ce quitus est opposable à tout membre de l’ONG pour la gestion considérée.
TITRE III : MESURES DISCIPLINAIRES
Article 20: Catégories de fautes
20. 1 – Fautes légères
- Manquement aux engagements de membre par cause de négligence ;
- Absence sans motif légitime aux activités de l’APRE ;
- Ecart de langage, diffamation, injures.
20. 2 – Fautes lourdes
- Récidive de l’une des fautes mentionnées à l’alinéa précédent ;
- Propos ou actes discriminatoires liés à l’ethnie, à la religion ou au genre ;
- Menace de violence physique ou atteinte à l’intégrité physique ;
- Défaut de paiement des cotisations.
20. 3 – Fautes graves
- Violation flagrante et délibérée des textes fondamentaux de l’APRE (Statuts, Règlement intérieur) ;
- Refus sans motif légitime de se soumettre aux décisions des responsables de l’APRE et de les exécuter ;
- Détournement des biens de l’organisation ;
- Instrumentalisation de l’APRE à des fins personnelles, ethniques, religieuses ou politiciennes.
Article 21 : Catégories de sanctions
21. 1 – Sanctions applicables aux fautes légères
- Les fautes légères sont sanctionnées par le rappel à l’ordre, l’avertissement et/ou le blâme.
21. 2 – Sanctions applicables aux fautes lourdes
- Les fautes lourdes sont sanctionnées par l’amende et/ou la suspension.
21. 3 – Sanctions applicables aux fautes graves
- Les fautes graves sont sanctionnées par la destitution, l’exclusion, l’amende et/ou la poursuite judiciaire.
Article 22 : Organe de Sanction
Le Conseil d’administration est l’organe compétent qui constate et édicte les sanctions.
Article 23 : Champ d’application
Le présent règlement intérieur s’applique à tous les membres de l’Association pour la Promotion de l’Education (APRE). Il est lu par l’ensemble des membres ainsi que par chaque nouvel adhérent et est annexé aux statuts de l’organisation.
Article 24 : Modification
Le règlement intérieur pourra être modifié par décision du Conseil d’administration ou sur proposition d’un tiers (1/3) des membres de l’Association pour la Promotion de l’Education (APRE).
Discuté, amendé et adopté par l’Assemblée Générale constitutive.
Conakry, le 14 décembre 2017
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